Datenschutzerklärung für die App „fillip"

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in der App „fillip" ist:

Sanitas Pflege GmbH
Hohenzollernstraße 132
41061 Mönchengladbach
Telefon: +49 2161 6848168
E-Mail: datenschutz@sanitas-pflegebox.de
Vertreten durch: Geschäftsführer Dennis Stepanov
Handelsregister: Amtsgericht Mönchengladbach, HRB 23285

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter datenschutz@sanitas-pflegebox.de.

2. Worum es geht

fillip unterstützt pflegebedürftige Menschen und ihre Angehörigen im Alltag. Dabei verarbeiten wir Angaben zu Ihrer Gesundheit und Ihrer Pflege. Das sind besonders schützenswerte Daten. Wir gehen mit ihnen entsprechend sorgfältig um und erheben nur, was für die jeweilige Funktion tatsächlich nötig ist.

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir verarbeiten, warum, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Sie gilt für alle Rollen in der App: für die pflegebedürftige Person selbst, für Angehörige, für Mitarbeitende eines Pflegedienstes und für externe Kontakte, die per Videoanruf erreichbar sind.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Konto und Anmeldung

Wir verarbeiten Ihren Namen, die gewählte Sprache und je nach Kontoart einen Zugangscode oder eine E-Mail-Adresse mit Passwort. Zugangscodes und Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hashwert, nie im Klartext. Je nach Nutzung kommen Telefonnummer, Anschrift und Geburtsdatum hinzu.

Zweck: Bereitstellung Ihres Kontos und Ihrer persönlichen Ansicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche protokollieren wir kurzzeitig, um Ihr Konto vor dem automatisierten Ausprobieren von Passwörtern zu schützen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten).

3.2 Gesundheits- und Pflegedaten

Je nachdem, welche Funktionen Sie nutzen, verarbeiten wir:

• Tagesberichte mit Stimmungsangabe, Freitext und optionaler Sprachnotiz
• Medikamentenplan und abgehakte Einnahmen
• durchgeführte Bewegungsübungen einschließlich Zeitpunkt
• Termine, Erinnerungen und Pflegeaufgaben
• Pflegegrad, Pflegekasse und Versichertennummer
• Ergebnisse des Selbstfürsorge-Checks für pflegende Angehörige

Diese Angaben gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie erteilen diese Einwilligung bei der Einrichtung Ihres Kontos und können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Bei Einträgen ist nachvollziehbar hinterlegt, ob sie von der pflegebedürftigen Person selbst oder von einer angehörigen Person stammen.

3.3 Zugriff durch Angehörige und Pflegedienste

Angehörige und Pflegedienste erhalten nur dann Zugriff auf Daten einer pflegebedürftigen Person, wenn diese Verbindung ausdrücklich hergestellt wurde — in der Regel über einen Einladungscode, den die pflegebedürftige Person weitergibt. Der Umfang des Zugriffs ist abgestuft: Wer Tagesberichte mitlesen darf, darf damit nicht automatisch auch Kontakte einsehen oder Leistungen dokumentieren. Sie können in den Einstellungen jederzeit einsehen, wer Zugriff hat, und die Verbindung beenden.

Zweck: gemeinsame Betreuung und Entlastung im Pflegealltag.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung), für Pflegedienste zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Versorgung im Gesundheits- und Pflegebereich durch Fachpersonal, das der Schweigepflicht unterliegt).

3.4 Kontakte und Videotelefonie

Für die Telefonie speichern wir die von Ihnen angelegten Kontakte mit Name und, falls angegeben, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Foto. Für den Verbindungsaufbau verarbeiten wir technische Verbindungsdaten wie eine interne Durchwahl und eine Raumkennung. Die Gespräche selbst werden nicht aufgezeichnet und nicht mitgeschnitten. Bild und Ton werden verschlüsselt übertragen; unsere Telefonieanlage stellt nur die Verbindung her.

Zweck: Videoanrufe zwischen der pflegebedürftigen Person und ihren Kontakten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.5 Benachrichtigungen

Damit Sie Erinnerungen, Anrufe und Statusmeldungen auch bei geschlossener App erhalten, speichern wir eine Gerätekennung für Benachrichtigungen (Push-Token). Der Versand läuft über den Benachrichtigungsdienst von Expo sowie über die Push-Dienste von Google (Firebase Cloud Messaging) beziehungsweise Apple (Apple Push Notification service). Der Inhalt der Benachrichtigung — etwa „Ihre Pflegebox ist genehmigt" — wird dabei an diese Dienste übergeben. Wir halten die Texte deshalb bewusst knapp und verzichten auf Gesundheitsangaben im Benachrichtigungstext.

Zweck: rechtzeitige Erinnerungen und Statusmeldungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten.

3.6 Sanitas-Pflegebox: Antrag, Unterschrift und Bestellungen

Wenn Sie über fillip eine Pflegebox nach § 40 Abs. 2 SGB XI beantragen, verarbeiten wir die Angaben des Antragsformulars: Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, Pflegekasse, Versichertennummer, Pflegegrad sowie die von Ihnen zusammengestellten Hilfsmittel.

Ihre Unterschrift. Sie unterschreiben den Antrag direkt in der App mit dem Finger. Aus Ihren Angaben und dieser Unterschrift erzeugen wir das amtliche Antragsformular als PDF. Dieses unterschriebene PDF speichern wir und übermitteln es an die Sanitas Pflege GmbH sowie an das Auftragssystem, über das die Beantragung bei Ihrer Pflegekasse läuft. Wir bewahren das unterschriebene PDF auf, weil es der Nachweis darüber ist, was Sie tatsächlich beantragt und unterschrieben haben — gegenüber Ihnen, gegenüber Ihrer Pflegekasse und im Fall einer Rückfrage zur Abrechnung. Es enthält Ihre Unterschrift und Ihre Gesundheitsangaben.

Zweck: Beantragung, Genehmigung, Lieferung und Abrechnung der Pflegebox.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung, die Sie beim Absenden des Antrags erteilen), für die Aufbewahrung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Löschen Sie Ihr Konto, wird das gespeicherte PDF mit gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

3.7 Anfragen und technische Protokolle

Stellen Sie über die App eine Anfrage — etwa zu einem Hausnotruf oder zu Inkontinenzhilfsmitteln —, übermitteln wir die dafür nötigen Angaben an die Sanitas Pflege GmbH beziehungsweise an das dort eingesetzte Auftragssystem. Sicherheitsrelevante Zugriffe protokollieren wir in einem Änderungsprotokoll, um nachvollziehen zu können, wer wann welche Daten geändert hat. Ändert unser Support etwas an Ihrem Konto, erhalten Sie darüber beim nächsten Öffnen der App einen Hinweis.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, für die Protokollierung ergänzend Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).

3.8 App-Aktualisierungen

Die App meldet ihre Versionsnummer an unser Backend, damit wir erkennen, ob eine Aktualisierung nötig ist, und Ihnen im Bedarfsfall einen Hinweis anzeigen können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren App).

4. Keine Werbung, keine Analyse, kein Tracking

fillip enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und kein automatisches Absturzberichts-Tool. Wir erstellen keine Nutzungsprofile, führen kein Profiling durch und setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO ein. Ihre Gesundheitsdaten werden zu keinem Zeitpunkt für Werbung oder Marktforschung verwendet und nicht verkauft.

5. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit das für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Betrieb unserer Server: Backend und Datenbank (Convex), Dateiablage sowie Telefonie-/Videoanlage (FreeSWITCH). Serverstandort: Deutschland.
• Sanitas Pflege GmbH — Bearbeitung von Pflegebox-Anträgen, Bestellungen und Anfragen.
• IT Solution — Verwaltung des Pflegebox-Auftrags und Beantragung bei Ihrer Pflegekasse.
• Ihre Pflegekasse — Beantragung und Abrechnung der Pflegebox nach § 40 Abs. 2 SGB XI.
• Expo (Expo Inc., USA) sowie Google Ireland Ltd. und Apple Distribution International Ltd. — Zustellung von Benachrichtigungen.
• keymachine — Versand von E-Mails, etwa Einladungen und Antragsunterlagen.

Ein Pflegedienst erhält Zugriff ausschließlich dann, wenn Sie ihn ausdrücklich beauftragt und die Verbindung in der App bestätigt haben.

6. Übermittlung in Drittländer

Der Betrieb unseres Backends, der Datenbank und der Dateiablage erfolgt in Deutschland (Rechenzentren der Hetzner Online GmbH); Ihre Gesundheits- und Pflegedaten verbleiben damit innerhalb der EU. Eine Ausnahme ist allein die Zustellung von Benachrichtigungen: Hier können Push-Token und der Benachrichtigungstext an Anbieter mit Sitz in den USA (Expo, Google, Apple) übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO beziehungsweise eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework). Aus diesem Grund enthalten unsere Benachrichtigungstexte keine Gesundheitsangaben.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie Sie Ihr Konto nutzen. Löschen Sie Ihr Konto, werden Ihre Daten einschließlich Tagesberichten, Sprachnotizen, Fotos, Kontakten, Terminen, Medikamentenplan und gespeicherten Antragsunterlagen gelöscht.

Ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben weiter aufbewahren müssen — insbesondere Unterlagen zur Beantragung und Abrechnung von Leistungen der Pflegeversicherung. Diese Unterlagen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (in der Regel 10 Jahre gemäß § 147 AO / § 257 HGB) und löschen sie anschließend. Protokolle fehlgeschlagener Anmeldeversuche löschen wir nach kurzer Zeit automatisch.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Auskunft und Löschung können Sie direkt in der App unter „Einstellungen" auslösen: Dort können Sie Ihre Daten exportieren und Ihr Konto löschen. Alternativ wenden Sie sich an datenschutz@sanitas-pflegebox.de.

Widerruf Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Gesundheits- und Pflegedaten jederzeit widerrufen. Der Widerruf gilt für die Zukunft; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Nach dem Widerruf können wir die betroffenen Funktionen nicht mehr anbieten.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de · Web: www.ldi.nrw.de

10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung sämtlicher Daten (TLS)
• Speicherung von Zugangscodes und Passwörtern ausschließlich als Hashwert
• ein abgestuftes Rollen- und Berechtigungssystem, das den Zugriff auf das fachlich Notwendige begrenzt
• ein PIN-geschützter Betreuer-Modus, damit sensible Bereiche nicht versehentlich erreichbar sind
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe
• Schutz vor dem automatisierten Ausprobieren von Zugangsdaten
• verschlüsselte Videoanrufe ohne Aufzeichnung

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne die für eine Funktion erforderlichen Angaben können wir die jeweilige Funktion allerdings nicht anbieten — ohne Versichertennummer beispielsweise keinen Pflegebox-Antrag.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Funktionen der App oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App.